Følgende tekst vedr. persondatapolitik er vedtaget af bestyrelsen på et bestyrelsesmøde den 2. juni 2020.

Persondatapolitik i Hf. Storaaen, 7500 Holstebro

Denne politik opdateres årligt og lægges herefter på Havekoloniens hjemmeside. Politikken er senest opdateret i juni 2020.

1. Afgrænsning af Kolonihaveforbundets og haveforeningens rolle, når det handler om dine persondata
Haveforeningen og Kolonihaveforbundet deler dine medlemsoplysninger, fordi vi anvender det samme medlemssystem. Det betyder, at haveforeningen og Kolonihaveforbundet har et delt data-ansvar for dine oplysninger. Selv om der er tale om de samme oplysninger, så har haveforeningen og Kolonihaveforbundet forskellige selvstændige formål med at behandle dine oplysninger.

Denne beskrivelse omhandler kun Hf. Storaaens behandling af medlemmernes personoplysninger (data-ansvar). Læs om Kolonihaveforbundets behandling af personoplysninger på deres hjemmeside: https://www.kolonihaveforbundet.dk/kolonihaveforbundet/om-os/persondatapolitik/

2. Vi er den dataansvarlige

Hf. Storaaen er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Som kartoteksholder tager vi din databeskyttelse alvorligt. Vi behandler personoplysninger i forbindelse med køb, salg og den almindelige drift af foreningen og har derfor vedtaget denne privatlivsbeskyttelsespolitik, der fortæller dig, hvordan vi behandler dine data.

 

3. Kontaktoplysninger

Du kan kontakte os, hvis du har behov for at vide, hvordan vi behandler dine personoplysninger.

Registrerede kontaktoplysninger til Hf. Storaaen:

Kontaktperson: Bestyrelsesformanden  

Website: http://www.hf-storaaen.dk/

 

4. Formålene med og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

Vi indsamler og opbevarer dine oplysninger i forbindelse med ejerskabet af en kolonihavelod jfr. persondataforordningens artikel 6 stk. 1 b.

 

5. Kategorier af personoplysninger

Vi behandler som udgangspunkt personoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, købsdokumenter og billeder taget i forbindelse med arrangementer i foreningen.

Vi bruger dit telefonnummer og e-mail for at kunne kontakte dig fx. hvis der sker brud på vandforsyning, myndighedshenvendelser til foreningen og andelshavere, eller om relevante ting der har foreningens interesse.

Du bedes selv sørge for, at vi er underrettet, hvis vi skal tage særlige hensyn til dig.

 

6. Databehandlere, som vi overlader dine personoplysninger til

Vi taster dine oplysninger ind på Kolonihaveforbundets hjemmeside i medlemssystemet. De oplysninger, som vi taster ind i medlemssystemet, ”modtages” af relevante medarbejderne på Forbundskontoret. Oplysningerne bliver brugt i forbindelse med udsendelsen af Havebladet.

Henvendelser på mail mv., som indsendes af forening og medlemmer modtages af relevante medarbejdere i Forbundskontoret samt relevante tillidsvalgte i kredsene, som skal behandle henvendelsen.

Medarbejderne og de tillidsvalgte i kredsene har tavshedspligt om dine personoplysninger.

Vi videregiver dine data til samarbejdspartneren Holstebro Kommune.

Kommer du i restance med betaling af kontingent, kan vi videresende dine oplysninger til advokat eller inkassobureau, SKAT og fogedret.

 

7. Hvor har vi dine personoplysninger fra?

Oplysningerne kommer fra dig selv i forbindelse med din indmeldelse i Hf. Storaaen. Der indhentes ikke yderligere oplysninger om dig.

 

8. Opbevaring af dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger så længe som aftaleforholdet mellem Hf. Storaaen og dig eksisterer. Ophører du med at være andelshaver i haveforeningen sletter vi tidligst dine personoplysninger indeværende år + 5 år (ifølge reglerne i bogføringsloven), men der kan også være behov for at opbevare oplysningerne i længere tid.

9. Hvad bruger vi oplysningerne til?
Som selvstændig dataansvarlig benytter Hf. Storaaen dine personoplysninger til følgende aktiviteter:  udsendelse af referater, oplysninger om begivenheder i foreningen og indkaldelse til møder.

10. Oplysninger fra cookies
Der anvendes ikke Cookies på vores hjemmeside. 

11. Sikkerhed
Vi ønsker at beskytte personoplysninger godt og tilstrækkeligt, så uvedkommende ikke får adgang, eller der sker uautoriseret offentliggørelse. Derfor er der overordnet set følgende retningslinjer: 

  • Personoplysninger på papir opbevares i aflåste skabe, når de ikke er i brug.
  • Personoplysninger på PC er kun tilgængelige ved brug af adgangskode. Det vil sige, at PC er låst, når den ikke er i brug.
  • Personoplysninger i IT-systemer er yderligere beskyttet af adgangskoder.
  • Vurderingsfunktionen, der sættes i gang inden salg af havelod består af frivillige, der benytter private PC’ere, men de er underlagt klare instrukser fra Kolonihaveforbundet om, at arbejdet som udføres på Kolonihaveforbundets vegne udelukkende må ske via Kolonihaveforbundets mail- og filserver, så der ikke sker en sammenblanding med medlemmernes private brug. Dette sikrer samtidig, at data ikke længere er tilgængelig på brugerens PC, når han/hun ikke er med i vurderingsfunktionen mere.

12. Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Du har ret til at få indsigt i hvilke oplysninger, vi behandler, og hvad vi bruger dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi gemmer oplysningerne.
  • Du har ret til at få rettet forkerte oplysninger. Før vi retter forkerte oplysninger, skal vi dog sikre os, hvem du er.
  • Særligt har du en ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder. Vejledningen findes på www.datatilsynet.dk

13.Klage
Hvis du er utilfreds med Hf. Storaaens behandling af dine personoplysninger kan du klage til Datatilsynet, Borgergade 28, 5., 1300 København K eller dt@datatilsynet.dk